Havlík Švorčík a partneři, Advokátní a patentová kancelář, se sídlem Hálkova 2, 120 00 Praha 2 (dále jen „advokátní kancelář“) přikládá velký význam ochraně Vašich osobních údajů a důsledně dbá na ochranu Vašeho soukromí.

Co jsou to osobní údaje?

„Osobními údaji“ jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen „subjekt údajů“); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (dále jen „osobní údaje“).

Jaké osobní údaje advokátní kancelář zpracovává?

Advokátní kancelář zpracovává při své činnosti následující soubory údajů (databáze), ve kterých se vyskytují nebo mohou vyskytovat osobní údaje:

a) Klientská databáze v písemné a elektronické podobě, ve které jsou kontaktní údaje a spojení na naše klienty, případně potenciální klienty. Jde zejména o tyto údaje: obchodní firma klienta (jméno a příjmení u fyzických osob), bydliště/sídlo/, IČ, DIČ, telefon, e-mail, jméno a příjmení kontaktní osoby, pracovní pozice kontaktní osoby, informace o kauze. Dále je vedena i samostatná klientská databáze pro pravidelné zasílání informací o nových právních předpisech a aktuálních informacích.

Jak se dostávají údaje do naší klientské databáze?

Nové údaje do naší klientské databáze získáváme přímo od našich klientů.
Do naší klientské databáze vkládáme údaje
i) získané z uzavřených smluv (kde klient je smluvní stranou uzavřené smlouvy)
ii) získané z veřejných databází – obchodní rejstřík, ARES, atd.

Součástí klientské databáze mohou být i permanentní cookies, která umožňují rozpoznávat při opakovaných návštěvách objednávkového systému pravidelné zákazníky.

b) databáze dodavatelů v elektronické podobě, ve které jsou kontaktní údaje a spojení na naše dodavatele. Jde zejména o tyto údaje: obchodní firma (jméno a příjmení u fyzických osob), sídlo/místo podnikání, IČ, DIČ, telefon, e-mail, jméno a příjmení kontaktní osoby, pracovní pozice kontaktní osoby.

Jak se dostávají údaje do naší databáze dodavatelů?

Nové údaje do naší zákaznické databáze získáváme přímo od našich dodavatelů.
Do naší databáze dodavatelů vkládáme údaje
i) získané z uzavřených smluv (kde společnost je smluvní stranou uzavřené smlouvy)
ii) získané přímo od potenciálních dodavatelů s jejich souhlasem – zejména při žádosti o zpracování nabídky obchodu nebo služby na základě poptávky společnosti.

c) databáze zaměstnanců advokátní kanceláře, uchovávané jak v elektronické, tak písemné podobě (ve formě osobních spisů zaměstnanců). Databáze zaměstnanců je zpracovávána zejména souvislosti s plněním právní povinnosti správce údajů jakožto zaměstnavatele, z důvodu oprávněného zájmu nebo pro plnění pracovní smlouvy, pro které není souhlas zaměstnanců vyžadován. Pro jiné zpracování osobních údajů, nežli je plnění právních povinností zaměstnavatele, zaměstnavatel získává souhlas zaměstnanců.

d) databáze zájemců o zaměstnání v advokátní kanceláři, uchovávané jak v elektronické, tak i v písemné podobě (ve formě životopisů uchazečů o zaměstnání a jejich motivačních dopisů). Výše zmiňované osobní údaje mohou být subjekty osobních údajů poskytnuty prostřednictvím kariérní sekce na webových stránkách advokátní kanceláře.

V této souvislosti může advokátní kancelář krátkodobě zpracovávat databázi zájemců o zaměstnání na uvolněné pozice ve společnosti (a to jak ve formě elektronické, tak i písemné), na základě souhlasu zájemců, kteří sami zareagují na inzerci ohledně uvolněné pozice, v rozsahu požadovaném v konkrétním inzerátu. Uchazeči o zaměstnání poskytují svůj souhlas se zpracováním osobních údajů v rozsahu potřebném pro výběr vhodného uchazeče na uvolněnou pozici.

Co musíme splnit, abychom mohli osobní údaje zpracovávat?

Advokátní kancelář jako správce osobních údajů je povinna při zpracování osobních údajů dodržovat povinnosti vyplývající z Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a související právní úpravy (dále jen „platné právní předpisy“). Společnost pravidelně kontroluje soulad svých postupů s platnými právními předpisy a přistupuje odpovědně k plnění těchto povinností, s důrazem na zachování soukromí fyzických osob.

S kým sdílíme Vaše údaje nebo komu je předáváme?

Všechny výše popsané databáze osobních údajů zpracovává advokátní kancelář na území České republiky.

Omezeně můžeme sdílet zpracovávané osobní údaje z klientské databáze se zpracovateli, kteří pro nás zajišťují některé činnosti, jako jsou IT služby, překladatelé, dopravci pro účely expedice listovních zásilek, aj. a v omezené míře i se spolupracujícími patentovými zástupci. Advokátní kancelář sdílí též osobní údaje se spolupracujícími advokáty. Neprobíhá předávání osobních údajů do třetích zemí.

Proč zpracováváme Vaše osobní údaje, a jak dlouho je uchováváme?

Klienti, dodavatelé, spolupracující advokáti a patentoví zástupci (= smluvní partneři)

Údaje smluvních partnerů v klientské databázi uchováváme po celou dobu trvání smluvního vztahu k tomu, abychom mohli plnit smlouvu a z ní vyplývající smluvní povinnosti a vykonávat z ní vyplývající práva. Pro potřeby archivace transakcí (a případných nároků, které mohou vyplynout ze smlouvy i po jejím zániku), uchováváme údaje ještě dalších 10 let po zániku smluvního vztahu. Pro účely plnění smlouvy můžeme potřebné osobní údaje zpracovávat bez souhlasu subjektu údajů.

Údaje zájemců o naše služby a o smluvních partnerech, zpracovávané pro jiné účely, než je plnění smlouvy

Údaje, které získáme s Vaším souhlasem, zpracováváme pro účely nových nabídek našich služeb a informace o novinkách, které se týkají naší činnosti, a uchováváme je po dobu trvání souhlasu. Následně jsou data z elektronické databáze vymazána.

V případě odvolání souhlasu subjektem údajů před vypršením platnosti souhlasu uchováváme nezbytné údaje týkající se odvolaného souhlasu pro potřeby splnění Vašeho požadavku, že si již nepřejete být nadále kontaktování.

Údaje o zaměstnancích

Databáze s osobními údaji zaměstnanců je uchovávána po celou dobu trvání pracovního poměru a dále i po jeho skončení, v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy pro potřeby plnění právních povinností zaměstnavatele.

Jaká jsou práva fyzických osob při zpracování jejich osobních údajů?

Fyzická osoba, která je subjektem údajů, které zpracováváme, má právo na přístup k osobním údajům, které o ní společnost zpracovává, jejich opravu, výmaz či omezení zpracování.

Poskytnutí osobních údajů do samostatné klientské databáze pro pravidelné zasílání informací o nových právních předpisech a aktuálních informacích je dobrovolné, avšak bez poskytnutí kontaktních osobních údajů nelze tyto informace zasílat.

Poskytnutí osobních údajů do databáze zájemců o zaměstnání je také dobrovolné, avšak bez něj nebude kandidát zařazen do výběrového řízení.

Fyzická osoba má právo udělený souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoliv odvolat, a to bezplatně, buď dopisem zaslaným na adresu advokátní kanceláře (viz výše), nebo e-mailem doručeným na adresu svorcik.office@sak-alo.cz, přičemž při odvolání souhlasu musí fyzická osoba upřesnit, pro jaké účely zpracování svůj souhlas odvolává (viz výše).

Fyzická osoba má dále právo vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů v rozsahu stanoveném platnými právními předpisy.

Fyzická osoba má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů – bližší informace na www.uoou.cz pro případ, že by její práva vyplývající z platných právních předpisů byla porušena.
S ohledem na charakter činností, které advokátní kancelář vykovává (myšleno poskytování právních služeb a výkon advokacie), může být výkon některých práv subjektu údajů zásadním způsobem omezen.

V případě jakýchkoliv dotazů či požadavků na vysvětlení týkajícího se ochrany osobních údajů kontaktujte JUDr. Lenku Čížkovou, LLM na e-mailu office.svorcik@sak-alo.cz, nebo telefonicky na čísle 224 942 441.